Bạn phân bổ các khoảng thời gian (timeboxes) cho các hoạt động; bạn làm việc trong khoảng thời gian này và sau đó dừng lại khi hết thời gian đã đặt. Phương pháp Timeboxing thường bao gồm các thời hạn cố định, vì vậy nó được sử dụng trong quản lý dự án.

Timeboxing hoạt động như một cách tiếp cận tổng quát hơn đối với kỹ thuật Pomodoro – thay vì các phiên 25 phút, khoảng thời gian ở đây sẽ không cố định.

James Martin là người đầu tiên giải thích kỹ thuật này chi tiết hơn, trong một chương của cuốn sách “Rapid Application Development”.

Phương pháp này hoạt động như thế nào?

1. Bố trí tất cả các hoạt động và nhiệm vụ của bạn trong một danh sách
2. Quyết định những gì bạn muốn thực hiện với các nhiệm vụ này – xác định mục tiêu của bạn
3. Nếu một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi sự tập trung cao độ, hãy phân bổ một khoảng thời gian dài hơn cho nó (ví dụ: 1 hoặc 2 giờ)
4. Nếu đó là một nhiệm vụ khó khăn, hãy chia nhỏ nó và phân bổ các khoảng thời gian ngắn hơn (ví dụ: 20-30 phút) cho các phần của nó, để làm cho nhiệm vụ dễ quản lý hơn
5. Bắt đầu từ nhiệm vụ đầu tiên của bạn, và làm theo thứ tự từ trên xuống
6. Khi hết thời gian cho một nhiệm vụ, ngừng làm việc đó.
7. Nghỉ ngơi một lát
8. Xem lại những gì bạn đã quản lý để thực hiện
9. Chuyển sự chú ý của bạn sang các hộp thời gian khác trong lịch trình của bạn

Ưu điểm

• Phương pháp tuyệt vời cho việc quản lý các nhiệm vụ nhỏ – sẽ dễ dàng hơn để theo dõi chúng và giải quyết chúng.
• Thời hạn là một thành phần quan trọng, vì vậy bạn sẽ tập trung vào việc đạt được mục tiêu càng nhiều càng tốt cho đến khi hết thời gian.
• Những người cầu toàn tự nhiên sẽ có ít thời gian hơn để điều chỉnh từng chi tiết, vì họ sẽ phải chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong lịch trình.
• Timeboxing không cho phép làm nhiều việc cùng lúc, vì vậy bạn sẽ có thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Nhược điểm

• Bạn phải ngừng thực hiện một nhiệm vụ khi hết thời gian, điều này sẽ phản tác dụng khi bạn thấy mình đang tập trung vào một nhiệm vụ
• Có thể rất khó khăn để tuân thủ một lịch trình nghiêm ngặt được xác định bởi các bảng thời gian, khi bạn xem xét các gián đoạn không thể tránh khỏi, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại
• Tính toán timeboxing của bạn có thể không chính xác. Các bảng thời gian quá ngắn thì bạn có thể phải dừng lại trước khi bạn thực sự có thể tập trung. Các bảng thời gian quá dài – bạn có thể mất tập trung hoặc bắt đầu trì hoãn để vượt qua thời gian cho đến khi kết thúc bảng thời gian