Phương pháp Kaban là gì?

Kaban là phương pháp quản lý thời gian được sử dụng nhiều trong việc theo dõi các dự án bằng cách di chuyển các công việc giữa các nhóm cột khác nhau. Phương pháp này được phát triển những năm 1940 bới Taiichi Ohno, giúp cải thiện năng suất, hiệu quả sản xuất cho công ty Toyota giai đoạn đó.

Quy trình thực hiện:

Bạn có thể dùng các phần mềm hỗ trợ, giấy note hoặc sổ ghi chép để quản lý thời gian, tùy thuộc vào quy mô dự án của bạn.

Scale /skeɪl/ (n): quy mô

Xác định các giai đoạn chính của dự án, tạo các cột tương ứng.

Ví dụ: bạn có thể tạo bốn cột và di chuyển các tác vụ trong một dự án qua các giai đoạn sau:

• Backlog – bạn động não, và xác định tất cả các nhiệm vụ của bạn ở đây. Sau đó, bạn quyết định những nhiệm vụ nào bạn cần chuyển sang cột Công việc và những nhiệm vụ nào có thể chờ đến lượt.
• Việc cần làm – đây là những nhiệm vụ bạn sẽ làm
• Trong tiến trình – nhiệm vụ bạn hiện đang làm
• Xong – nhiệm vụ bạn đã hoàn thành

ƯU ĐIỂM

• Không có mẫu phù hợp với tất cả mọi người, có nghĩa là bạn có thể tùy chỉnh các nguyên tắc (rule /ruːl/ (n)) để phù hợp với nhu cầu của riêng bạn
• Trực quan rõ ràng về toàn bộ công việc của bạn: thể hiện đơn giản cho tiến trình của dự án
• Bạn có thể chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, có thể quản lý và theo dõi tiến trình trên bảng
• Nhóm có khả năng tập trung vào việc tiến triển với các nhiệm vụ của họ, để đạt được cột Xong (done /dʌn/ (adj))

NHƯỢC ĐIỂM

• Không có mẫu phù hợp cho tất cả, điều đó có nghĩa là việc tạo bảng Kanban có thể tốn thời gian, vì bạn phải quyết định có bao nhiêu cột để bao gồm và cách đặt tên cho chúng
• Kanban không giúp bạn xác định thứ tự ưu tiên công việc, về tầm quan trọng và cấp bách
• Có thể khó dự đoán khi nào nhóm của bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ (và dự án) vì biện pháp tiến bộ duy nhất là di chuyển qua các cột; không có thành phần thời gian